assistante de direction

Description du poste et des missions

Présentation de la structure

La structure de recherche clinique APHP Centre Université Paris Cité est une structure

mutualisée dédiée à la recherche clinique et à l’innovation dans les soins :

• Unité de Recherche Clinique pour l’aide à la promotion, l’aide méthodologique et l’accès aux big data


• Centre d’Investigation Clinique pour l’aide à l’investigation et l’aide méthodologique


• Pharmacologie biologique pour la pharmacocinétique et le dosage des médicaments


• Pharmacovigilance pour la prise en charge des effets indésirables

En terme d’activité de l’année 2023, la structure accueille 250 personnes rassemblant

20 professions différentes, au service des investigateurs et des patients :

• 718 essais cliniques en cours


• 12 000 patients inclus dont les 2/3 dans des études à promotion AP-HP


• 9500 patients suivis dont 1900 visites au CIC mère enfant


• Réseau de 541 centres nationaux


• 177 publications

Missions

Gestion des agendas

• Gestion de l’agenda et de la prise de rendez-vous du responsable de la structure


• Suivi et mise à jour des tableaux de présence médicale


• Gestion de l’organisation des réunions, visites, déplacements, conférences, évènements, commissions spécialisées


• Finalisation et diffusion du calendrier des réunions,


• Réservation des salles


• Mise en page et reprographie des documents


• Préparation de la salle, installation du matériel informatique

Gestion documentaire

• Conception et rédaction


• Prise de notes, frappe et mise en forme


• Actualisation, reproduction et diffusion


• Archivage


• Saisie de données administratives


• Bilans d’activité, questionnaires de satisfaction

Gestion du courrier postal entrant et sortant

Accueil physique et téléphonique

Profil souhaité

Savoir faire

Communication orale

• S'exprimer avec professionnalisme auprès d'une ou plusieurs personnes


• Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel


• Accueillir et renseigner

Communication écrite

• Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures


• Rédiger et mettre en forme, valoriser des notes, documents et /ou rapports

Gestion

• Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire


• Elaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, des visites


• Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité

Savoir être

• Grande rigueur, sens des responsabilités, éthique et déontologie


• Qualité relationnelle et goût pour le travail en équipe


• Autonomie


• Appétence pour le domaine de la recherche clinique et administratif

Connaissances associées

• Outils bureautiques


• Outils digitaux


• Anglais professionnel

Compétences requises

Pré requis

Diplôme bac minimum dans le domaine du secrétariat et de la gestion administrative

Informations du recruteur

Lieu de la mission