Office Manager Confirmé(e)

Description du poste et des missions

B.I Pharma, proposant des produits et des services dédiés aux professionnels de santé, recherche  son Office Manager pour assurer la gestion administrative de ses 2 entités (B.I Pharma et B.I Pharma Overseas)

Rattaché(e) à la Direction Administrative et Financière, vous serez en charge de l’organisation des événements internes et externes. Vous assurerez un rôle clé pour garantir le bon fonctionnement de l’entreprise en contribuant à la qualité de vie au travail et à l’efficacité des équipes.

Vos missions :

1. Office Management

• Accueil et Logistique :


• Accueillir physiquement les visiteurs


• Gérer le courrier (réception et expédition)


• Gestion des Fournisseurs et Commandes :


• Gérer la relation avec les prestataires (entretien, maintenance, IT, etc.) et suivre les contrats de service.


• Passer les commandes de fournitures (bureautique, consommables, café, etc.) et gérer les stocks afin de garantir une disponibilité continue.


• Suivre le budget lié aux services généraux et proposer des actions d’optimisation des coûts de fonctionnement de l’entreprise.


• Contribuer à l’organisation d’événements internes et externes

2. Middle Office Commerce – Marketing

• Suivi clients


• Présentation commerciale clients


• Accompagnement Marketing & Evénements


• Gestion de Linkedin, Welcome To the Jungle


• Accompagnement Stratégie RSE


• Aide à la préparation de reportings

3. Support Administratif RH

• Gestion administrative des arrivées et départs : mise à jour des dossiers du personnel, gestion des badges d’accès, création des comptes, etc.

• Mise à jour des documents de communication interne RH.

• Gestion des adhésions et radiations aux mutuelles et prévoyance, et suivi avec la médecine du travail.

• Accueil physique et onboarding des nouveaux collaborateurs.

• Gestion des absences, suivi des congés et saisie des éléments variables de paie dans l’outil RH.

• Gestion et distribution des tickets restaurant.

• Contribution à l'amélioration continue des processus internes et à la mise en place de nouvelles initiatives.

• Contribuer à l’organisation d’événements internes et externes.

Poste basé à Paris 17e (Batignolles).

Profil souhaité

Formation : Diplôme Bac+2/3 (BTS, Licence) en administration, gestion ou équivalent.

• Excellente maîtrise du Pack Office (Word, Excel, PowerPoint).

• Maîtrise outils SIRH (Factorial), application paiement (Mooncard)

• Qualités Requises :

• Dynamisme, rigueur et capacité d’adaptation.

• Sens du service et du bien-être au travail.

• Sens aigu de l’organisation et capacité à gérer plusieurs tâches en parallèle sans perdre en efficacité.

• Goût prononcé pour les sujets RH et administratifs.

• Sens de la confidentialité et de la discrétion.

• Force de proposition, proactivité et aptitude à anticiper les besoins de l’entreprise.

• Collaboration étroite avec les services de l’entreprise : Règlementaire, ADV, Marketing

• Connaissance de l’Industrie Pharmaceutique serait un plus

Compétences requises

Minimum 3 ans d’expérience réussie en tant qu’Office Manager ou Assistant(e) Administratif(ve) confirmée (5 ans)

Connaissance de l'industrie pharmaceutique.

Lieu de la mission