Assistant(e)Administratif(ve) au service Relations Publiques

Description du poste et des missions

Rattaché(e) à la Responsable Administration des Relations Publiques (RP), vous aurez en charge les missions suivantes :

• Participer à la gestion administrative des opérations de Relations Publiques (RP) telles que des congrès et séminaires médicaux, des « staffs » et réunion avec des professionnels de santé, dans le respect de la réglementation et des procédures internes en vigueur.
  
  
  
  • Programmation & organisation des opérations RP prévues par la force de vente et  validées par la direction des ventes
  
  
  • Contrôler la conformité des documents administratifs fournis par la force de vente, les fournisseurs, les professionnels de santé, nécessaires à la constitution des conventions et des dossiers de prise en charge
  
  
  • Rédiger et gérer les conventions et les dossiers de prise en charge des professionnels de santé : suivi administratif et organisation logistique.Participer à la gestion administrative des supports marketing (publicité, brochures…), dans le respect de la réglementation et des procédures internes en vigueur :
  
  
  
  


• Obtenir des devis d’impression et définir un  rétroplanning d’impression pour disposer de ces supports au moment défini par l’équipe Marketing
  
  
  
  • Vérifier la validité de ces supports et gérer les stocks
  
  
  • Gérer et suivre l’envoie des dotations de supports à la force de vente, dans le respect des délais et des quantités souhaités
  
  
  • Préparer les colis pour les demandes de documentation adressées par les Professionnels de Santé
  
  
  •  
  
  
  
  


• Coordonner l’intervention de l’ensemble des prestataires permettant la réalisation d’une opération de RP, dans le respect du calendrier communiqué par la Responsable Administration des Relations Publiques : imprimeurs, agences événementielles, standistes, transporteurs, hôtels, agence de voyage, restaurants, traiteurs…

• Gestion du courrier et des colis

• Préparer et expédier des commandes hospitalières


• Accueillir les visiteurs en cas d’absence de la personne en charge de l’accueil


• Gérer les courriers et colis : affranchissement, distribution, suivi… en cas d’absence de la personne en charge du courrier


• Tâches administratives internes : mise à jour de registres de suivi (back-up)

• Toute autre tâche nécessaire au fonctionnement du service.

 [GD1]C’est à dire concrètement ? Cela ne correspond-il pas aux aspects logistiques listés plus bas ?

 [GD2]De quoi s’agit-il ?

Profil souhaité

Issu(e) d’une formation de type Bac+2 minimum (par exemple : BTS GPME, BTS SAM, …) :

• Vous appréciez le travail administratif


• Vous maitrisez l’environnement Microsoft Office, en particulier Word, Excel et Powerpoint


• Vous êtes rigoureux(se), avez le sens de l’organisation, du détail et vous comprenez les enjeux de la réglementation


• A la fois souple et exigeant vous savez être diplomate et ferme


• Vous êtes curieux(se) et réactif(ve)


• Vous communiquez de façon claire et efficace à l’oral comme à l’écrit et respectez la confidentialité des informations traitées


• Vous avez une appétence pour le travail collaboratif


• Une bonne maîtrise de l’anglais est un plus

Compétences requises

Expérience de 1 à 3 ans 

Informations du recruteur

Lieu de la mission