Office Manager F/H - CDI

Description du poste et des missions

Le(la) salarié(e) sera sous la responsabilité du Responsable Administratif et Financier et la réussite de sa mission nécessitera une forte implication et une grande autonomie. Ce poste offre une vision 360° sur la gestion quotidienne d’une startup innovante .Un sens aigu de la satisfaction « clients » (collaborateurs, partenaires, prestataires), du reporting et du collectif sont requis  Une expérience significative en approvisionnement, en logistique transporteurs et en gestion des achats est requise.

Missions confiées :

Achats

• Suivre les conditions d'exécution d'un contrat


• Négocier les conditions d’achats : prix, qualité, délais, volume ;


• Assurer l’administration des achats en France et à l'international : gestion des bons de commande, suivi des commandes, passage des commandes internet, réception des marchandises, suivi de la facturation et des règlements fournisseurs ;


• Assurer le bon traitement des factures et leur navette dans le process de validation paiement ;


• Traiter des dossiers de contentieux (litiges, réclamations ...) en France et à l’international ;


• Évaluer des fournisseurs, sous-traitants, prestataires ;


• Participer au processus qualité Achats, et s’assurer de la constante conformité de son périmètre ;


• Optimiser / rationaliser la gestion des commandes fournisseurs.

Gestion des ressources humaines

• Assister la Gestion des Ressources Humaines dans sa globalité.


• Coordonner les recrutements, du sourcing à l’onboarding du candidat.

Office Management

• Assurer la coordination des Services Généraux et de l’Office Management (gestion locaux, gestion prestataires, approvisionnement fournitures, envois postaux et classement courriers…).


• Assurer l’accueil physique et téléphonique des personnes extérieures, ainsi que le secrétariat de gestion.


• Centraliser les besoins informatiques, et être en liaison fréquente avec le prestataire informatique.


• Mettre à jour des inventaires : informatique, gestion des clés, consommables des services généraux ;


• Rechercher et choisir des solutions adaptées selon les besoins pour les services généraux (entretien des locaux, système de sécurité…) ;


• Participer à la coordination du réaménagement des locaux (plan, sourcing prestataires, devis pour travaux, …) ;

Assistanat de direction

• Assurer l’assistanat de direction dans sa globalité.


• Assurer l’organisation des réservations pour les déplacements des dirigeants.


• Assister la direction dans les tâches administratives et financières.


• Assurer la communication interne de l’entreprise.

• Réaliser l’ensemble des activités dans le respect des règles du système qualité de l’entreprise, du règlement intérieur, des règles de vie et du contrat de travail.

• Participer ponctuellement à toute activité nécessaire pour l’entreprise.


• Reporting constant avec son manager et la présidence

Profil souhaité

Issu d’une formation supérieure Bac + 2, de type BTS Gestion de la PME, BTS comptabilité et gestion, ou encore un BUT gestion des entreprises et des administrations,

Compétences techniques :

• Bonne maîtrise logiciels de gestion


• Excellente maîtrise des outils de bureautique et notamment de tableurs


• Connaissance des bases de la comptabilité

Compétences relationnelles :

• Bonne communication écrite et orale, bonne présentation et capacité humaine / relationnelle


• Être responsable, autonome, capable de prendre des initiatives et piloter son activité


• Être impliqué.e, enthousiaste et dynamique


• Faire preuve de professionnalisme


• Anticiper et être force de proposition


• Être organisé.e en ayant une bonne réactivité et de la rigueur


• Faire preuve de curiosité et avoir le sens du détail


• Bonnes aptitudes à la négociation, avec des capacités de conciliations et le sens de la diplomatie


• Être empathique et avoir une grande capacité d’écoute, avec un excellent sens du service clients.


• Faire preuve d’une certaine résistance au stress, d’adapter ses réponses en fonction des situations et apporter des solutions même dans les moments critiques.


• Respect des valeurs, règles et exigences de l’entreprise

- Niveau :            Bac +2 minimum ; BTS ou BUT

- Expérience :     5 ans minimum à un poste similaire

- Logiciels :         Pack Office ; comptabilité / notes de frais (Pennylane)

- Langues :         Français + Anglais niveau B2/advanced minimum

Informations du recruteur

Lieu de la mission