Assistant.e de direction pour la DAJ
Famille de fonction : Juridique et ComplianceL’Ordre national des pharmaciens est l'institution qui regroupe tous les pharmaciens exerçant leur art en France Métropole ou dans les départements et collectivités d'Outre-mer. Il est chargé par la ...
Description du poste et des missions
L’organisation
La Direction des Affaires Juridiques (DAJ) est chargée de sécuriser les activités de l’Ordre, de participer à l’élaboration des nouveaux textes, d’aider à leur mise en application. Elle élabore des programmes d’action et de conformité visant à organiser et mettre en œuvre les procédures et moyens nécessaires au respect de la réglementation par l’Ordre, apporte son appui juridique aux projets et actions menés par les Sections et les Directions en réalisant les analyses nécessaires visant à la sécurisation des projets, veille à la protection des emblèmes de la pharmacie, élabore une documentation juridique destinée à apporter un éclairage pratique des textes qui intéressent les professionnels et la pharmacie.
La Direction des affaires juridiques est également l’interlocuteur des services en charge de l’élaboration des normes, et des autorités compétentes en matière disciplinaire. Elle est en charge des affaires administratives et contentieuses soumises au Conseil national et de la section des assurances sociales du Conseil national.
Dans le cadre d’un remplacement, nous recherchons un.e Assistant.e de direction (F/H).
Le poste
Sous la responsabilité du Directeur et du Directeur adjoint, vous prenez en charge :
Le secrétariat du Directeur et du Directeur adjoint : préparation des dossiers et des présentations, participation à la préparation et au suivi des projets de la Direction, mise à jour des rapports d’activité, outils de pilotage et de communication et gestion des agendas des deux Directeurs.
La gestion de l’agenda de la Direction : organisation des rendez-vous et réunions de la DAJ, gestion de l’agenda de l’ensemble de la Direction et suivi et rappel des échéances importantes.
La gestion des communications : accueil téléphonique et gestion des emails, rédaction, préparation et envoi de courriers, emails et autres documents et classement et suivi des échanges.
L’organisation des réunions : préparation logistique des réunions, organisation matérielle de la participation de la DAJ aux événements internes et externes et préparation de la documentation des nouveaux collaborateurs.
La gestion administrative : suivi et traitement des notes de frais, honoraires, commandes et marchés publics, classement, mise à jour et archivage des dossiers selon les procédures de la DAJ et appui logistiques aux collaborateurs de la DAJ.
Votre profil
Titulaire d’un Bac +2/3 en gestion administrative ou équivalent, vous justifiez d’une expérience significative acquise en entreprise. La connaissance du secteur de la santé et/ou une expérience dans un environnement juridique serait un plus.
Doté.e d’un excellent sens de l’organisation, vous assurez les missions de secrétariat avec rigueur et implication en identifiant les priorités de la Direction.
Vous avez de bonnes capacités rédactionnelles et êtes à l’aise avec les outils informatiques (logiciels internes, Pack office, Google Workspace).
Vous faite preuve d’un bon esprit d’équipe, d’un sens du service développé et d’un haut niveau de confidentialité.
Informations supplémentaires
Contrat : CDI à temps plein
Disponibilité : dès que possible
Localisation : Paris 8e
Rémunération : en fonction de l’expérience
Avantages : Mutuelle et prévoyance, épargne salariale, tickets restaurant, charte du télétravail
