Assistante administrative et règlementaire

Description du poste et des missions

Missions spécifiques

• Assister les ARC et Chefs de projet dans la gestion et le suivi des études CHU promoteur

Activités spécifiques

• Suivi administratif des dossiers dont le CHU de Toulouse est promoteur : tenue des dossiers à chaque étape, classement informatique et papier, liens avec les instances extérieures (autorités compétentes), publipostage, envoi de mailing, envoi de courrier aux différentes étapes ( accord promotion, accord mise en oeuvre, fermeture étude), gestion multicentrique (suivi des conventions), enregistrement et impression des documents reçus sur tableau de suivi, confection des classeurs investigateur, relance téléphonique

• Gestion de la base de données : enregistrement des nouvelles études, mise à jour

• Commande des fournitures

• Enregistrement et distribution courrier

• Rédaction des comptes rendus de réunion

• Classement des dossiers CHU promoteur et archivage

• Appui des Chefs de projet de la cellule Promotion dans la gestion des recherches interventionnelles sur la Personne Humaine de catégorie 3 (préparation des documents, soumission, mail de lancement et de fin d’étude) et sur les études hors Loi Jardé (envoi et documents types et mail de lancement équipes de recherche)

Conditions d’exercice

Quotité de temps de travail : 100%

Horaires 8h30 – 17h30 par roulement de l’équipe

Profil souhaité

Connaissances et qualifications requises

Connaissance règlementation essais cliniques, bonnes pratiques cliniques (A acquérir)

Connaissance des logiciels bureautiques : Word, Excel, Power Point, access

Savoir-faire requis

• Assurer la discrétion des informations et diplomatie

• Procédure réglementaire

• Grande autonomie dans le travail

• Sens des responsabilités et des initiatives,

• Sens de l’organisation

• Maîtrise de soi

• Esprit de communication

• Aptitude au travail en équipe

• Utiliser les outils bureautiques

• Filtrer et orienter les appels et les demandes téléphoniques internes et externes

• Prendre des notes rapidement

• Renseigner les interlocuteurs

• Réaliser un plan de classement

• Rédiger et mettre en forme un document de façon autonome (courrier, compte rendu, procès-verbal, dossier …)

• Organiser et prioriser les activités de secrétariat

• S’exprimer aisément vis-à-vis d’interlocuteurs divers et variés

• Définir un plan de classement

• Utiliser internet/intranet pour communiquer avec des interlocuteurs ou réaliser des recherches documentaires

Informations du recruteur

Lieu de la mission