Coordinateur administratif et financier (H/F)

Description du poste et des missions

Le Centre d’Investigation Clinique Cochin (CIC 1417) est spécialisé dans la conduite de projets de recherche clinique dans le domaine de la vaccinologie. Il est composé d’une équipe d’une trentaine de personnes prenant en charge des études industrielles et académiques de phase 1 à 4. Son organisation fait l’objet d’une convention de partenariat entre l’Inserm, l’AP-HP, l’Institut Pasteur et l’Université Paris Descartes et est dirigée par le Pr Odile LAUNAY.

Le réseau I-REIVAC, coordonné par le Pr Odile LAUNAY et le Pr Eric TARTOUR, est un réseau français de recherche clinique vaccinale regroupant une trentaine de Centres d’Investigation/Recherche Clinique (CIC/CRC) associés à des Centres de Ressources Biologiques (CRB) et une dizaine de laboratoires d’immunologie. Le réseau est animé par une douzaine de personnes au sein de l’équipe de coordination qui assure la gestion d’une trentaine de projets à promotion académiques (Inserm, ANRS MIE, AP-HP, CHU, …) et industriels (industrie pharmaceutique et biotechs) dont les financements sont gérés par l’AP-HP et l’Inserm.

Sous la responsabilité des coordinateurs médicaux, le ou la coordinateur administratif-ve et financier-e prendra en charge la gestion et assurera le suivi administratif et financier des budgets et des contrats/conventions des études menées dans les deux structures décrites ci-dessus, CIC 1417 et équipe de coordination I-REIVAC.

La personne recrutée aura pour mission la gestion administrative et financière du CIC 1417 (50%) et de l’équipe de coordination du réseau I-REIVAC (50%).

Gestion budgétaire des contrats/conventions

• Participer à la réfléxion et à l’élaboration de la stratégique financière à plus ou moins long terme


• Développer des outils de pilotage et de suivi budgétaire


• Suivre et participer activement aux discussions pour la finalisation des contrats/conventions avec les différents partenaires institutionnels publics (Inserm, ANRS MIE, AP-HP, …) et privés.


• Assurer le suivi des contrats/conventions de la signature jusqu’à la rédaction du bilan financier


• Rédiger les cahiers des charge des marchés publics en lien avec le service achat


• Mettre en place des réunions régulières avec les services financiers et administratifs des institutions de rattachement (Inserm, AP-HP) et des différents partenaires (ANRS MIE), planifier, préparer et rédiger les comptes rendus


• Mettre à jour et consolider les procédures internes de gestion financière


• Classer et archiver les pièces justificatives des opérations financières

Gestion des commandes et missions

• Saisir, engager, contrôler, réceptionner  et valider les commandes des deux équipes et les prestations notament le suivi des contrats


• Organiser les déplacements (saisie des ordres de mission et des états de frais de déplacement, réservation des hôtels et des billets de transport)


• Mettre à jour et consolider les procédures internes de gestion financière

Gestion des ressources humaines

• Attribuer des lignes budgétaires en étroite collaboration avec le cadre de santé et les coordonnateurs adjoints en lien avec les gestionnaires des institutions de rattachement (Inserm, AP-HP)


• Mettre à jour et consolider les procédures internes

Spécificités du poste :

• Interlocuteurs : équipe de coordination du réseau I-REIVAC, CIC 1417, gestionnaires financier de l’Inserm, l’AP-HP et l’ANRS MIE


• Poste localisé sur 2 sites : site du CIC 1417 à l’hôpital Cochin et à l’hôpital Hôtel Dieu pour l’équipe de coordination du réseau I-REIVAC

Compétences :

• Planifier son activité, hiérarchiser les tâches, prioriser les actions


• Rendre compte de son activité à sa hiérarchie et aux partenaires


•   Appliquer les procédures spécifiques aux domaines suivants : budget, recettes, dépenses, contrats, marchés publics, prestations


• Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée


• Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes


• Maitriser les outils bureautiques (Word, Excel, Power Point)


• Utiliser des logiciels de gestion dédiés (Safir et SIFAC)

Savoir être :

• Capacités relationnelles et communication orale


• Rigueur et sens de l’organisation


• Autonomie


• Capacité d’analyse et d’anticipation


• Esprit d’initiative


• Ponctualité et disponibilité


• Capacités rédactionnelles


• Respect de la confidentialité

Bac+5 dans un domaine en lien avec le poste (comptabilité, financier, administratif)

Profil souhaité

• BAC +2 indispensable, BAC +3 souhaité


• Formation : comptabilité et gestion financière


• Première expérience en comptabilité et gestion financière


• Gestion de projets de recherche clinique


• Expérience professionnelle dans le milieu de la recherche serait appréciée

Compétences requises

Connaissances :

• Connaître les grands principes de la gestion budgétaire


• Connaître l’organisation et le fonctionnement de la recherche publique


• Utiliser des logiciels de gestion dédiés (Safir et SIFAC ou Geslab appréciés)

Savoir-faire :

• Savoir planifier son activité, hiérarchiser les tâches, prioriser les actions


• Rendre compte de son activité à sa hiérarchie et aux partenaires


• Savoir appliquer les procédures spécifiques aux domaines suivants : budget, recettes, dépenses, contrats, marchés publics, prestations


• Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée


• Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes


• Maitriser les outils bureautiques (Word, Excel, Power Point)

Aptitudes :

• Rigueur et sens de l’organisation


• Autonomie


• Capacité d’analyse et d’anticipation


• Esprit d’initiative


• Ponctualité et disponibilité


• Capacités relationnelles et travail en équipe


• Capacités rédactionnelles et communication orale


• Respect de la confidentialité

Informations du recruteur

Lieu de la mission