Office Manager (CDD de 12 mois)
Secteur : Industrie du médicament humain Famille de fonction : Marketing
Theramex France est un acteur de référence en santé féminine, filiale d’un groupe pharmaceutique international spécialisé dans l’accompagnement des femmes à chaque étape de leur v ...
Description du poste et des missions
Principales missions et responsabilités
Rattaché(e) à l’équipe de Direction Générale, le/la Office Manager est chargé(e) de superviser l’environnement de travail de l’entreprise et de garantir une gestion rigoureuse des activités comptables et logistiques, tout en assurant le rôle d’interlocuteur opérationnel et administratif des équipes commerciales et marketing.
Administration des ventes et relations clients
Gestion opérationnelle des ventes : gérer l’ensemble du processus d’administration des ventes, de la préparation et de l’émission des devis et propositions commerciales jusqu’à leur saisie comptable et à la facturation.
Gestion du CRM : administrer, mettre à jour et fiabiliser la base de données clients ; assurer le suivi de premier niveau des prospects et des communications avec les clients.
Gestion des prospects : qualifier et effectuer un premier tri des demandes commerciales et des sollicitations clients entrantes, avant de les orienter vers les interlocuteurs commerciaux appropriés.
Coordination transversale : assurer le lien opérationnel entre les équipes commerciales, logistiques et financières/comptables.
Gestion des projets marketing et communication opérationnelle
Gestion des projets marketing : contribuer à la création et à la mise en œuvre des campagnes marketing, notamment en assurant le suivi des échéances et la coordination avec les prestataires externes et les agences.
Communication et digital : contribuer à la gestion des canaux de communication numériques, notamment en coordonnant la diffusion des campagnes d’e mailing et la programmation des publications sur les réseaux sociaux professionnels.
Supports d’aide à la vente : créer, actualiser et gérer les stocks de supports promotionnels, de documentation technique et d’objets publicitaires aux couleurs de la marque destinés aux équipes commerciales.
Analyse de marché : assurer la veille concurrentielle et consolider les informations commerciales ainsi que les données relatives à la performance des campagnes ; tenir à jour les tableaux de bord et préparer les reportings pertinents.
Gestion des bureaux et des services généraux
Assurer l’accueil des visiteurs et la gestion des appels téléphoniques.
Gérer l’ensemble du courrier entrant et sortant ainsi que les correspondances.
Suivre et gérer les stocks de fournitures et de consommables de bureau.
Veiller au bon entretien des équipements et des locaux, et garantir leur fonctionnement optimal.
Contribuer à la sécurité des locaux de l’entreprise, en étroite collaboration avec la gestion de l’immeuble Tour Atlantique, et veiller à ce que les équipements et les installations de bureau restent pleinement conformes aux exigences applicables.
Gestion de la flotte automobile
Identifier et anticiper les besoins de l’entreprise en matière de flotte automobile.
Gérer l’attribution et la restitution des véhicules de fonction et centraliser les reportings associés.
Gérer les amendes et contraventions, en assurant un suivi précis et un contrôle rigoureux des factures correspondantes.
Gérer les sinistres et incidents liés aux véhicules, notamment les déclarations auprès des assurances, et assurer le suivi des cartes carburant.
Comptabilité locale et administration financière
Créer et tenir à jour les fiches fournisseurs.
Enregistrer et traiter les devis, les dons, les acomptes et les factures pour l’ensemble des fonctions de l’entreprise.
Transmettre les bons de commande approuvés aux fournisseurs.
Réceptionner les factures entrantes et veiller à leur transmission au service Finance/Comptabilité dans les délais impartis et avec un niveau de précision optimal.
Assurer un suivi rigoureux, précis et actualisé des dépenses de l’entreprise à l’aide de tableaux Excel.
Support administratif transverse et organisation d’événements
Apporter un soutien administratif quotidien à la Direction Générale ainsi qu’aux équipes Marketing, Commerciales, Affaires Réglementaires et Pharmaceutiques, Ressources Humaines et Médicales.
Coordonner de bout en bout les réunions internes, séminaires et événements majeurs de l’entreprise, notamment les conventions commerciales, les lancements de produits et les salons professionnels.
Profil souhaité
À propos de vous
Diplôme de niveau Bac+2 à Bac+3 ou équivalent en administration des entreprises, administration commerciale, communication ou dans un domaine connexe.
Compétences clés
Excellentes compétences organisationnelles et en gestion du temps, avec la capacité de hiérarchiser efficacement des priorités concurrentes.
Bonne compréhension de l’environnement réglementaire de l’industrie pharmaceutique.
Excellentes compétences en communication écrite et orale, ainsi que de très bonnes qualités relationnelles.
Excellentes capacités d’analyse et de résolution de problèmes, avec la capacité d’évaluer les situations et d’identifier des solutions efficaces.
Maîtrise avancée de Microsoft Office, notamment Word, Excel, PowerPoint et Outlook.
Qualités personnelles
Engagement personnel fort en faveur de la qualité et d’un niveau d’exigence élevé dans le travail.
Courage, résilience et autonomie, avec la capacité de travailler de manière indépendante.
Esprit analytique et stratégique, associé à de solides capacités de leadership.
Approche proactive et orientée solutions, avec l’assurance nécessaire pour formuler des recommandations et prendre des initiatives.
Curiosité, proactivité et enthousiasme, avec une attitude positive et une grande énergie.
Sens aigu de l’organisation, méthode et rigueur, avec une grande attention portée aux détails.
Compétences requises
Plus de 5 ans d’expérience professionnelle dans un poste de gestion administrative au sein de l’industrie pharmaceutique.
