Assistant Affaires Pharmaceutiques & Médicales - CDD 6 mois (F/H)

Description du poste et des missions

Notre laboratoire pharmaceutique international, ALMIRALL, situé à Issy-les-Moulineaux, connaît une croissance soutenue et renforce ses équipes dans le cadre du lancement d’un traitement immunologique innovant.

Dans le cadre d’un remplacement de 6 mois minimum, nous recrutons un(e) assistant(e) afin de soutenir l’équipe des Affaires Pharmaceutiques et Médicales. Le profil qui nous rejoindra participera aux activités suivantes : 

Affaires Pharmaceutiques

• Processus de réclamation qualité

 Participer et contribuer activement au traitement des réclamations qualité et notamment recevoir et enregistrer les réclamations produit, répondre au plaignant (e-mail pour recueillir des informations complémentaires si nécessaire/applicable), traçabilité/suivi électronique via l’outil Corporate/ tableau interne, classer et archiver les réclamations produit

• Activité d'approvisionnement d'urgence

Traiter l’intégralité du processus administratif relatif à cette activité dont notamment réception, traitement et suivi, traçabilité des demandes

• Documents du système de contrôle de la qualité (SOP)

Contribuer à la mise à jour du système documentaire et notamment gérer le processus de versioning, l’archivage, etc…

• Documentation du département affaires pharmaceutiques

Assurer l’interface administrative avec l’ANSM et notamment contribuer à la constitution du dossier de demande de variation à soumettre à l'ANSM, communication interne du statut de la variation (Agrément, refus, questions de l'ANSM), classer et archiver toutes les communications officielles avec l'ANSM et gestion des stocks de bordereaux de redevances

Gérer la documentation du département affaires pharmaceutiques et notamment la diffusion de la documentation en vigueur en interne (y compris les documents promotionnels), envoi, sous supervision, à l’extérieur de la documentation relative à l'état de commercialisation de nos produits (commercialisation initiale, variation, cessation, etc.), classement, suivi et archivage

Assurer le suivi administratif des variations et notamment suivre et tracer les changements et les actions associées, soumettre une demande de variation et archiver les preuves de dépôt

• Contrôle de libération de lots

Assurer le contrôle des lots sous supervision d’un pharmacien et notamment contrôler les unités échantillonnées, classer les données/informations dans le dossier de lots et gérer le retour à l'entrepôt des unités collectées pour échantillonnage

• Pharmacovigilance

Participer à l’activité de pharmacovigilance sous la supervision du Responsable de PV et notamment identifier un cas de PV ou d'utilisation hors AMM, mésusage, rédiger les documents sources (pouvoir demander toutes les informations nécessaires pour compléter le document source), enregistrer et classer les documents source, contacter le déclarant initial pour recueillir des informations complémentaires le cas échéant et archiver et enregistrer des documents

• Matériel promotionnel

Assurer la gestion administrative du processus notamment : Suivi du référencement du matériel promotionnel et  du workflow de validation, constitution du dossier et remise du matériel promotionnel à l’ANSM, classer et archiver le matériel promotionnel, communication interne sur la décision finale de l'ANSM : octroi ou non du VISA, suivi du cycle de vie du matériel promotionnel (1ère diffusion, dernière diffusion, date de péremption...) et référencement du matériel

• Information médicale

Contribuer au processus d’information médicale et notamment recevoir des demandes (appels entrants, emails et courriers postaux), répondre aux demandes de niveau 1 (FAQ), suivre les demandes et les réponses, archiver l'activité d'information médicale et pharmaceutique et assurer la suppression des données nominatives

• Workflow de validation des emballages (notice, carton, blister, tube, etc.)

Gérer le processus administratif et notamment initier la demande à l'aide des outils de l'entreprise (Webcenter), gérer la demande, classer et suivre la demande, vérifier la mise en place de la nouvelle version du packaging via l'activité administrative de libération des lots, archiver la version validée et gérer le processus Braille

• Excursions de température pendant le transport et le stockage des médicaments

Assurer le processus administratif sous la supervision du pharmacien et notamment enregistrer une excursion de température, les soumettre au pharmacien pour prise de décision, classer et archiver les preuves

Affaires Médicales

• Compliance des activités et évènements du département Médical

Assurer la compliance des évènements scientifiques et médicaux (des symposiums, consultancies et AdBoards) via l’outil ATRIUM et notamment constituer les dossiers administratifs (dont la relecture des contrats) pour les déclarations au CNOM et à la transparence, assurer le suivi du paiement post évènement (avec relances éventuelles des PDS et/ou prestataires), travailler en collaboration avec les MSL, le département P&C et Finance

• Réunions scientifiques organisées par le département Médical

Gérer le support logistique et organisationnel des réunions d’équipe (ex : séminaire médical) ou des événements scientifiques (ex : lors des JDPs), notamment avoir en exerçant un rôle actif dans le choix et la gestion des prestataires (restaurants, sociétés de transport, locations de salle ou de matériel technique) en collaboration avec l’équipe médicale, assurer le suivi des paiements pour ces événements et être force de propositions.

Partager régulièrement l’état d’avancement du support logistique et organisationnel, notamment lors des réunions médicales au siège par une présentation orale.

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• Projets

Contribuer à l’implémentation de divers projets de la filiale et des départements affaires pharmaceutiques et médical

• Remplacement

Assurer des tâches d’assistanat ou d’office management complémentaires pour d’autres départements durant les absences ponctuelles des assistantes de ces départements 

Profil souhaité

• Titulaire d’un Bac+2 à Bac+3 dans le domaine médical, pharmaceutique ou scientifique


• Justifier d’une expérience confirmée sur un poste similaire ou dans un environnement médical/pharmaceutique


• Anglais médical


• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, etc.)


• Excellente communication à l’écrit et à l’oral


• Sens de l’écoute et esprit d’équipe (ou sensible au travail d’équipe)

Lieu de la mission