Congress and Event Planner

Description du poste et des missions

Mission principale :

Sous la supervision du directeur de la promotion et du marketing, le « Congress and Event Planner » est chargé de coordonner et de soutenir la gestion quotidienne des événements assignés, en accomplissant des tâches administratives et en suivant les processus internes défini en partenariat avec les cheffes de gammes.  Il/elle est également responsable de la coordination avec l’agence de voyage interne et les prestataires externes pour assurer un suivi rigoureux des participants (externes et internes) aux événements.

Responsabilités principales :

1.    Coordination des congrès internationaux et nationaux :

-    Gérer les partenariats et les prises en charge dans le système compliance interne

-    S’assurer du respect du processus interne de compliance

-    Gérer les emails entrants liés aux événements et traiter les demandes.

-    Classer et partager les informations reçues.

-    Assurer une assistance administrative générale pour répondre aux processus internes.

-    Gestion du calendrier des congrès et des lignes directrices.

-    Organiser et superviser les services complémentaires des événements (réservations de salles, planification des rendez-vous, gestion des équipes).

-    Peut-être amené sur les événements d’importance à ses déplacer sur le lieu de l’événement

2.    Prévision des événements futurs :

-    Anticiper les événements à venir et organiser un calendrier avec les étapes clés et les documents nécessaires pour respecter les délais.

-    Élaboration du plan des congrès.

-    Gestion du roadbook pour les événements.

3.    Analyse des résultats des congrès :

-    Recueillir toutes les informations et résultats des événements.

-    Débriefing des congrès.

-    Fournir des rapports ou des présentations.

-    Partager les apprentissages et les informations clés avec les parties concernées.

4.    Gestion des prestataires externes :

-    Communiquer avec les sponsors et négocier les tarifs.

-    Superviser les contrats et les équipes de soutien temporaire lors des événements sur site.

-    Gestion du stand des congrès.

-    Gestion des roll-ups.

5.    Surveillance de la qualité et conformité :

-    Retours qualitatifs des participants et processus qualité.

-    Gestion des processus de conformité.

6.    Voyages et logistique :

-    Gestion des voyages (Viajes Management) pour les participants.

-    Assurer la coordination avec l’agence de voyage pour le transport et l’hébergement des participants.

7.    Gestion des documents et communications :

-    Gestion du bulletin médical.

-    Assurer la communication avec les participants et intervenants.

-    Organisation des séminaires.

Profil souhaité

SAVOIR-FAIRE / SAVOIR-ETRE

BAC+3/4 Commerce, Management ou Supply Chain Management

• Français : courant. Anglais : très bon niveau professionnel (écrit et parlé)

• Impératif !! Minimum 5 ans d’expérience dans un poste similaire,

+ Une expérience dans l'industrie de la santé : pharmaceutique, dispositifs médicaux, cosmétique etc. indispensable.

•

Capacité à coordonner et structurer les activités du Service Clients

• Capacité à résoudre les problèmes en autonomie

• Orienté(e) solutions

• Compétence en organisation et respect des délais / gestion du temps

• Méthode de travail structurée et fiable

• Capacité à traiter simultanément de nombreuses demandes internes et externes

• Esprit d'équipe orienté service

• Connaissances avancées de SAP dans les modules SD et MM

• Compétences avancées de MS Office

 

Compétences requises

BAC+3/4 Commerce, Management ou Supply Chain Management

• Français : courant. Anglais : très bon niveau professionnel (écrit et parlé)

• Impératif !! Minimum 5 ans d’expérience dans un poste similaire,

+ Une expérience dans l'industrie de la santé : pharmaceutique, dispositifs médicaux, cosmétique etc. indispensable.

Informations du recruteur

Lieu de la mission