Assistant(e) Administratif(ve) H/F

Description du poste et des missions

Pour notre Mid-Europe Cluster (France, Belgique, Luxembourg et Suise) nos sommes à la recherche d’un(e):

Assistant(e) Administratif(ve) H/F

L’assistant(e) apporte un support principalement de type administratif et organisationnel    au sein du Cluster. Il assure également une mission de service auprès de l’ensemble des équipes tout en jouant un rôle de transversalité au sein des Directions en fluidifiant les communications et les interactions entre les parties prenantes internes.

L’assistant (e) est chargé de la gestion administrative des dossiers des Directions qu’il soutient et ainsi que du suivi des engagements budgétaires en lien avec les services Achats et la Finance. L’assistant de Direction est également responsable de l’organisation des séminaires internes et est un contributeur essentiel au bon déroulé des projets spécifiques auprès des Directions qu’ils soutient.

Dans le cadre de ses activités, l’assistant doit avoir une bonne connaissance des procédures internes relatives à ses Directions, il doit maîtriser les règles de compliance et de confidentialité. Il doit également maîtriser les systèmes informatiques et outils en vigueur.

Activités principales:

Pour le ou la Directions qu’il soutient et sous la responsabilité du Responsable Administratif, les activités de l’Assistant sont organisées autour des points suivants et sont susceptibles de varier en fonction de l’organisation interne des Directions/Départements.

Facilitation des activités du département

• Assiste le/les Directeurs dans leurs activités (agenda, préparation de documents, élaboration de documents divers…)


• Organise-les déplacements/voyages : réservation des moyens de transport, réservation de l’hébergement et activités associées


• Saisit les notes de frais associées aux déplacements/voyages


• Assure l’organisation logistique des réunions d’équipe pour le/les Directeurs (invitation, logistique, préparation de documents)


• Organise des séminaires internes : assure l’organisation logistique liée aux séminaires internes, le suivi budgétaire et la communication autour de l’événement, peut apporter un soutien dans la consolidation des slides/documents pour présentation et à la rédaction des minutes, les comptes rendus et les relevés de décision.


• Responsable du classement sous un format accessible aux départements (référent procédure, organisation de l’archivage, garant de l’archivage) selon les directives de la Direction et du Groupe


• Suit l’intégration des nouveaux arrivants (création des comptes outils, accueille, gestion administrative liée aux commandes du matériel, formation aux outils/process)


• Facilite les interactions au sein des  directions qu’il soutient :


• Garantit la bonne communication des informations à l'ensemble des services/départements


• Sert de point de référence pour les Directions et de point de contact vis-à-vis des autres divisions


• Recueille et diffuse les informations nécessaires au bon fonctionnement de l'équipe


• Rédige les supports de communication interne (rapport, comptes rendus, notes de service, newsletter, slides…)


• Elabore et suit le planning des congés de l’équipe


• Propose et met en place des solutions et dispositifs auprès des collaborateurs afin de favoriser le bien-être au travail et la convivialité au sein de la Direction


• Peut assurer le back-up des assistantes des autres départements/ directions du cluster.

Suivi des engagements budgétaires

• Au sein de l’outil interne de gestion  :


• Renseigne l’ensemble des informations liées à la création des fournisseurs et apporte des modifications si besoin


• Emet les bons de commande et réceptionne les commandes reçues des fournisseurs


• Suit l’achat de prestations auprès de fournisseurs : réceptionne et suit les devis et contrats fournisseurs


• S’acquitte de la mise en règlement des factures et suit leur bon paiement


• Traite et suit les provisions éventuelles


• Est en lien avec la plateforme du service financier hébergée en Europe


• Relit et suit les contrats puis alerte en cas de non-conformité, en coordination avec le service Achat


• Assure le suivi le budget avec le directeur du Département

Organisation de séminaires

• Assure l’organisation logistique liée aux séminaires internes


• Assure le suivi budgétaire associé aux séminaires internes


• Communique les éléments associés aux séminaires internes

Participation à des projets spécifiques

• L’assistant peut être amené à contribuer et/ou à conduire des projets spécifiques à son pôle/département ou en transversal dans l’entreprise sur des process dont il est référent dans le respect de la réglementation et des procédures du groupe et être force de proposition sur des procédures ou méthodes de travail à simplifier/améliorer.

Profil souhaité

Éducation, expérience et compétences requises

• Diplôme / Formation : Bac +2 (BTS,DUT…) Bac+3 (Licence) en assistanat de gestion ou Licence en gestion


• 3 à 5 ans sur un poste identique


• Anglais courant (oral et écrit) requis


• Gestion budgétaire


• Organisation de réunion/séminaire Technique de communication Création et suivi de tableaux de bord


• Maitrise du Pack office et des outils digitaux Anglais courant


• Capacité à travailler en autonomie


• Capacité à organiser son travail, prioriser et hiérarchiser les besoins et les attentes Respect de la confidentialité


• Faire preuve de proactivité et d’agilité et transversalité


• Bon relationnel et capacité à favoriser la collaboration

Lieu de la mission