Assistant Affaires Médicales et Pharmaceutiques H/F

Description du poste et des missions

Spécialisés dans le recrutement et la délégation de personnel tertiaire et fonctions Support Cadre et non Cadre, nous recherchons pour l’un de nos clients groupe International dans le secteur de l’Industrie de la Santé Un(e) :

Assistant Affaires Médicales et Pharmaceutiques H/F

Mission Principale :

Sous la Responsabilité du Directeur des Affaires Médicales, L’assistant(e) des Affaires Médicales et Pharmaceutiques assure l’assistanat administratif de l’équipe des départements Médical et Affaires Pharmaceutiques, ainsi que la gestion et la coordination des projets médicaux et réglementaires.

Les principales responsabilités sont les suivantes :

• Assurer l’assistanat administratif des 2 départements Médical et Affaires Pharmaceutiques (gestion du planning, réunions internes et externes, déplacements et suivi notes de frais entre autres) ;

• Assurer l’organisation logistique des réunions avec les professionnels de santé (PdS) (Réunions Ad-board Experts, Symposia, congrès) : invitation des experts, gestion du suivi des contrats avec les PdS ou prestataires, en conformité avec la loi d’Encadrement des Avantages et les obligations de Transparence, organisation des déplacements en lien avec les agences de voyages le cas échéant, suivi des règlements et compilation des données à publier dans le cadre de la Transparence des liens d’intérêts ;

Assurer la coordination des activités suivantes et leur suivi dans les outils dédiés : revue des différents matériels supports de communication et de formation, soumission des éléments promotionnels aux Autorités sanitaires, déclaration des contrats de PdS aux Autorités compétentes, extraction des données relatives au calcul des indicateurs d’activités et de performance et préparation des revues qualité ;

• Participation à la préparation des audits et inspections ;

• Suivre le budget des 2 départements (traitement des devis, ouvrir et contrôler les bons de commandes, réception et validation des factures) selon le processus financier en vigueur ;

• Interagir avec les collègues du siège en Suisse et autres filiales si nécessaire, et coordonner de manière proactive les demandes, réunions et processus administratifs ;

• Soutenir la croissance de la filiale française d'un point de vue administratif et assurer la bonne gestion des fournisseurs, les rapports de dépenses, l'archivage, etc. ;

• Assurer la bonne coordination de l’archivage des activités des 2 départements ;

• Gérer l’administration du processus financier en lien direct avec le responsable du budget concerné ;

• Participer à certaines réunions, rédiger des comptes rendus et mener des actions administratives en conséquence ;

Assurer ces missions dans le respect de l’éthique, des règles déontologiques et professionnelles en vigueur, de la loi dite « Anti-cadeaux », de la loi « Informatique et Libertés » et du Règlement général sur la Protection des Données (RGPD), du Code de la Santé publique, de la Charte de l’information promotionnelle et son référentiel en vigueur, de la Politique Qualité et des choix stratégiques de l’entreprise.

Contrat à pourvoir en intérim :  ASAP pour 6 mois, possibilité CDI à confirmer

Rémunération :   40/50 k€ SELON PROFIL ET EXPERIENCE 

Profil souhaité

EXIGENCES SPECIFIQUES / SAVOIR ETRE / DIPLOMES / EXPERIENCE

BTS Assistante de Direction ou autre diplôme équivalent ou acquisition de compétences équivalentes par l’expérience ;

• Expérience confirmée (5 ans) dont une expérience similaire dans l’industrie pharmaceutique/Biotechnologie ;

• Connaissances de base de la gestion de projet ;

• Parfaite maîtrise de l’outil informatique (environnement Windows)

• Bonne maîtrise et pratique de systèmes de formation (Veeva), finance (Coupa et SAP), contrats et achat ;

• Connaissance de la réglementation applicable à l’Industrie pharmaceutique (Loi d’Encadrement des Avantages, Transparence, Commission nationale de l’Informatique et des Libertés) ;

• Capacité à communiquer démontrées :

• Très bonne organisation, capacité à s’adapter facilement à l’évolution des priorités, à hiérarchiser et à gérer plusieurs activités et échéances à la fois et de façon structurée ;

• Goût de l’initiative :

• Faire preuve d’une grande rigueur et de discrétion ;

• Capacité à travailler en mode autonome ;

• Sens du relationnel et du service avec une bonne capacité à gérer des problématiques d’ordre technique

• Aptitude à véhiculer une image positive de l’entreprise ;

• Solide esprit d’équipe et d’ouverture ;

• Attitude pragmatique et capacité à apprendre rapidement ;

• Anglais : bonne maîtrise à l’écrit et à l’oral (lecture, présentation, contacts avec des équipes internationales) ;

• Les performances et les compétences requises et attendues pour cette fonction doivent être en ligne avec les valeurs de notre société (Avancer, Être pragmatique, Inventer, Avoir l’esprit d’équipe, Apprendre).

Compétences requises

EXIGENCES SPECIFIQUES / SAVOIR ETRE / DIPLOMES / EXPERIENCE

BTS Assistante de Direction ou autre diplôme équivalent ou acquisition de compétences équivalentes par l’expérience ;

• Expérience confirmée (5 ans) dont une expérience similaire dans l’industrie pharmaceutique/Biotechnologie ;

• Connaissances de base de la gestion de projet ;

• Parfaite maîtrise de l’outil informatique (environnement Windows)

• Bonne maîtrise et pratique de systèmes de formation (Veeva), finance (Coupa et SAP), contrats et achat ;

• Connaissance de la réglementation applicable à l’Industrie pharmaceutique (Loi d’Encadrement des Avantages, Transparence, Commission nationale de l’Informatique et des Libertés) ;

• Capacité à communiquer démontrées :

• Très bonne organisation, capacité à s’adapter facilement à l’évolution des priorités, à hiérarchiser et à gérer plusieurs activités et échéances à la fois et de façon structurée ;

• Goût de l’initiative :

• Faire preuve d’une grande rigueur et de discrétion ;

• Capacité à travailler en mode autonome ;

• Sens du relationnel et du service avec une bonne capacité à gérer des problématiques d’ordre technique

• Aptitude à véhiculer une image positive de l’entreprise ;

• Solide esprit d’équipe et d’ouverture ;

• Attitude pragmatique et capacité à apprendre rapidement ;

• Anglais : bonne maîtrise à l’écrit et à l’oral (lecture, présentation, contacts avec des équipes internationales) ;

• Les performances et les compétences requises et attendues pour cette fonction doivent être en ligne avec les valeurs de notre société (Avancer, Être pragmatique, Inventer, Avoir l’esprit d’équipe, Apprendre).

Informations du recruteur

Lieu de la mission