Assistante Administrative, H/F

Description du poste et des missions

Le réseau I-REIVAC (Innovative-clinical REsearch network In VACcinology), est le réseau de recherche clinique vaccinale français. Créé en 2007, il a été labélisé réseau d’excellence en 2014 par l'infrastructure F-CRIN (French Clinical Research Infrastructure Network).

Depuis sa création, il a coordonné une centaine d'études vaccinales académiques et industrielles pour lesquelles il accompagne sur les aspects réglementaires, administratifs et financiers, et assure le lien et la communication entre les investigateurs et les promoteurs d’institutions publiques (Inserm, ANRS MIE, APHP, CHU, …) et privées (industrie pharmaceutique et biotechs).

I-REIVAC rassemble des cliniciens, des biologistes et des chercheurs académiques français ayant un intérêt fort pour la recherche clinique en vaccinologie.

Ses activités incluent :

-              La conduite d’essais vaccinaux préventifs de la phase I à la phase III chez les volontaires sains et dans des populations particulières (maladies rares et/ou complexes, diabètes, auto-immunité, transplantation, femmes enceintes, personnes âgées et professionnels de santé...),

-              La mise en œuvre d’études de phase IV (efficacité vaccinale en vie réelle) et d’études épidémiologiques des maladies à prévention vaccinale,

-              L’animation et la coordination des Centres d’Investigation/Recherche Clinique et des Centres de Ressources Biologiques (CRB)

-              La gestion d’un registre national de volontaires aux recherches vaccinales CoV-IREIVAC.

Le réseau est actuellement composé d’une trentaine de CIC/CRC associés à des CRB et d’une dizaine de laboratoires d'immunologie. Le réseau s’intéresse également aux sciences humaines et sociales pour l’identification des craintes et appréhension à l’encontre de la vaccination et l’amélioration de l’acceptabilité des vaccins y est également associée.

L’assistant(e) administratif(ve) assure un rôle clé dans la gestion quotidienne des taches administrative. Elle garantit la bonne organisation et le bon fonctionnement de l’équipe en apportant une aide logistique et en coordonnant les tâches de bureau.

Gestion d’agendas

• Organiser et planifier les rendez-vous, réunions et déplacements de l’équipe de coordination


• Gestion de plusieurs agendas simultanément

Gestion des communications

• Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques


• Gestion de la boite mail générique, de la boite postale et autres demandes


• Assurer la liaison avec les partenaires internes et externes.


• Traiter et diffuser des informations au sein du réseau et auprès des partenaires

Gestion administrative

• Assurer le classement et l’archivage des documents physiques et numériques

Gestion des contacts 

• Tenir à jour l’annuaire des membres du réseau, de l’équipe de coordination, des fournisseurs et partenaires

Réalisation de rapports et synthèses

• Rédiger des documents, lettres, comptes rendus de réunions


• Création de support de présentation, rapports etc

Gestion des fournitures de bureau

• Suivi des inventaires et renouvellement des stocks

Accueil des visiteurs et partenaires

• Accueil des partenaires et gestion des salles de réunion

Profil souhaité

Savoir Faire :

• Accueil et orientation des personnes, accueil téléphonique


• Gestion du classement et de l’archivage


• Prise de note, rédaction de compte rendu, mise en forme de documents


• Organisation de réunion


• Travail en équipe et en réseau, sens relationnel


• Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée,


• Assurer avec tact, discrétion et courtoisie toutes les activités liées à la fonction,


• Maîtriser les outils de bureautique (Word, Excel, Powerpoint, outlook).

Aptitude :

• Respect de la hiérarchie,


• Organisation, méthode et rigueur dans la gestion quotidienne,


• Bonne compréhension et rapidité d’exécution,


• Discrétion et respect de la confidentialité


• Sens du service, bonne communication et savoir travailler en équipe


• Capacité à gérer les priorités

Compétences requises

Formation diplômante : dans le domaine du secrétariat, support action managériale ou gestion administration

Informations du recruteur

Lieu de la mission